Muutoksen tuulet puhaltavat SVK.FI -palveluissa. Nykyisen sähköpostijärjestelmän täyttäessä 20 vuotta oli aika tuoda palveluun mukaan uusia ominaisuuksia.

Uusi intranet

Uudet ominaisuudet on paketoitu intranet-ratkaisuksi. Intranet on keskitetty verkkoratkaisu, jossa erilaisia palveluja tarjotaan suljetulle käyttäjäjoukolle.

Uusi intranet pyrkii vastaamaan liikkuvan työn, hajautettujen organisaatioiden sekä projektiluontoisten töiden haasteeseen.

Kaikki turhaa matkustamista vähentävät toimet ovat hyödyllisiä ajankäytön, mutta myös ympäristön kannalta. Uusi intranet-ratkaisu pyrkii tuomaan joitakin työkaluja tämän mahdollistamiseksi.

Sähköposti

Sähköpostijärjestelmä uudistuu www-käyttöliittymänsä osalta. Lisäksi taustalle otetaan älykkäämpi roskapostisuodatin, joka toivottavasti auttaa yhä lisääntyvässä roskapostitulvassa.

Kalenteri

Uusi kalenteri tarjoaa mahdollisuuden pitää omat varatut ajat nähtävillä myös muille. Tämä helpottaa huomattavasti yhteisten palaveriaikojen sopimista. Lisäksi saumaton liitos älypuhelimeen helpottaa oman kalenterin käyttöä myös tien päällä.

Osoitekirja

Oma osoitekirja on monessa tapauksessa työnteon ehdoton apuri. Yhdistettynä kännykän osoitekirjaan yhteyksien ylläpito helpottuu. Tavoitteena on lisäksi tarjota kirkon työyhteydessä toimivien ajantasaiset osoitteet järjestelmän laajuisesti, jolloin eri tahojen ei tarvitse erikseen ylläpitää omia osoitekirjoja samoista henkilöistä.

Muistiot

Intranet tarjoaa organisaatioiden käyttöön myös jaetut palaverimuistiot ja työlistat. Näiden sopivuus kunkin organisaation apuvälineinä kannattaa kokeilla.

Yhteinen tila

Sähköposti on ollut sähköisen tiedonvälityksen selkärankana kahdenkymmenen vuoden ajan.

Viime vuosina on kuitenkin tullut tarjolle muitakin toimivia ratkaisuja. Erityisesti pilvipalveluina tarjotut levyjaot ovat olleet suosittuja. Nämä ovat mahdollistaneet suurienkin ryhmien työskentelyn saman asian parissa riippumatta henkilöiden paikkakunnasta.

Pilvipalvelut tuovat kuitenkin omat haasteensa. Kukin niistä käyttää omaa autentikointitapaa, jolloin käyttäjien tarvitsemien tunnuksien ja salasanojen määrä kasvaa. Lisäksi liki kaikki pilvipalvelut pyörivät Suomen lainsäädännön ulkopuolella, mikä luo mielenkiintoisen tilanteen siellä säilytettyjen dokumenttien käyttöoikeuksista.

Suomen Vapaakirkon kokoinen yhteisö tarvitsee yhteisen tilan, jossa dokumenttien, valokuvien ja esitysten jakaminen on helppoa ja turvallista. Tämä luodaan intranetin yhteiseksi levyjaoksi ja sen käyttöoikeudet ovat kaikilla niillä, joilla on sähköpostitili SVK.FI-palvelimella.

Määrittele näkyvyys

Yhteinen levyjako on saavutettavissa usealla eri tavalla. Kaikille käyttäjille tarjotaan www-käyttöliittymää, jonka avulla voi päästä yhteisiin tiedostoihin kiinni.

Kirkon työntekijöille tarjotaan myös mahdollisuus synkronoida oman tietokoneen tai älypuhelimen kansiot suoraan levyjaon kansioiden kanssa.

Verkkolevyjako tarjoaa mahdollisuudet erotella kansioiden näkyvyyttä sekä käyttäjien tasolla että myös ulkomaailman suuntaan. Osa levyjaon kansioista voidaan määritellä aivan avoimiksi, jolloin tietoa voidaan jakaa vapaasti myös ulkopuolisille.

Ratkaisu on suunniteltu niin, että käyttö Suomen sisältä on tehty mahdollisimman jouhevaksi. Ulkomailta käytettäessä täytyy ylittää yksi ylimääräinen suojakerros.

Tampere

Intranet-ratkaisussa on huomioitu kirkon toimintojen siirtyminen Tampereelle. Kiinteistön langattomat verkot suunnitellaan niin, että intranet-ryhmien mukainen jako toimii suoraan. Samoin kaikki neuvotteluhuone- ja salivaraukset on mahdollista tehdä kalenterivarauksien yhteydessä.

Intranetin palvelimet pyörivät jo nyt Sairaalankadun kiinteistössä, jonne kirkon toiminnot muuttavat myöhemmin kesällä perässä. Oleellinen hyöty tulee yhteyksien nopeutuessa, mikä näkyy erityisesti suurempia tiedostoja siirrettäessä.

Ylläpitotiimi

Vapaakirkon intranettia pystytetään ja ylläpidetään talkoovoimin. Se, että kirkon piiristä löytyy alan asiantuntijoita, jotka ovat valmiita laittamaan osaamisensa tämänkaltaiseen työhön, on mahtava juttu.Ylläpitotiimiin mahtuu toki vielä mukaan.

Käyttökoulutusta

Uusi järjestelmä tunnetaan nimellä Joosua. Järjestelmän suunnittelu aloitettiin jo yli puoli vuotta sitten. Nyt maaliviiva alkaa häämöttää. Joosua.svk.fi otetaan käyttöön helmikuun lopussa. Tällöin tarjotaan myös käyttökoulutusta kirkon keskeisimmillä toimintapaikoilla.

Joona Nikunen

Artikkelikuva: Suomen Vapaakirkon uusi intranet tarjoaa monipuolisen työkalupakin verkossa.